그룹웨어 구축 가이드: 기업에 딱 맞는 협업 도구 찾기

그룹웨어 구축 가이드를 통해 우리 기업에 딱 맞는 협업 도구를 찾아 보세요.

 

목차

1. 그룹웨어란? 개념과 필요성
2. 그룹웨어 구축 방법별 종류
3. 그룹웨어 도입 시 고려해야 할 요소
4. 그룹웨어 및 비교 분석
5. 비즈니스에 적합한 그룹웨어 선택 가이드
6. 결론

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1. 그룹웨어란? 개념과 필요성

디지털 업무 환경이 점점 발전하면서 조직 내 협업을 원활하게 하기 위해 그룹웨어가 필수적인 요소로 자리 잡고 있어요. 그룹웨어(Groupware)는 기업 내 구성원들이 협업할 수 있도록 지원하는 소프트웨어로, 일정 관리, 메신저, 문서 공유, 전자 결재 등의 기능을 제공합니다.

제가 몸담고 있는 회사는 업력이 40 년이 넘은 전통 제조 기업이예요. 2010년부터 그룹웨어를 도입했습니다. 그룹웨어 도입 전후로 업무의 질이 완전히 달라졌어요. 이걸 몸소 실감하니 그룹웨어가 얼마나 업무 생산성에 영향을 주는지 너무나 잘 알고 있답니다. 

그룹웨어를 도입하면 업무 효율성이 향상되고, 팀 내외부 의사소통이 원활해지며, 데이터 공유가 용이해집니다. 특히 원격 근무가 증가하는 현대 사회에서 그룹웨어는 필수적인 업무 도구로 자리 잡고 있어요. 

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2. 그룹웨어 구축 방법별 종류

그룹웨어 구축 방식은 기업의 IT 인프라, 보안 요구 사항, 예산 등에 따라 다양하게 선택할 수 있습니다. 대표적으로 클라우드 기반, 온프레미스, 하이브리드 세 가지 방식이 있습니다.

1) 클라우드 기반 그룹웨어

클라우드 기반 그룹웨어는 인터넷을 통해 제공되는 서비스로, 초기 구축 비용이 낮고 유지보수가 용이하다는 장점이 있습니다. 대표적인 클라우드 그룹웨어로는 구글 워크스페이스(Google Workspace), 마이크로소프트 365(Microsoft 365) 등이 있습니다.

우리 회사가 쓰는 그룹웨어가 마이크로소프트 365 입니다. 아웃룩은 물론, 원드라이브, 팀즈 등 너무나 유용해요. 이메일 관리를 통해 언제 어떤 내용으로 회의 했고 결론은 무엇이었는지 모바일로 확인 가능해서 나중에 딴 소리를 못해요. 원드라이브를 통해 언제 어디서나 인터넷만 연결하면 최신 파일을 열고 편집 가능하죠. 팀즈는 공동 작업을 할 수 있어요. 편집 히스토리까지 기록되어 협업을 보조해주기 때문에 팀 내에서 가장 많이 사용하는 툴이기도 해요. 그 밖에 회의 일정 동기화, 조율도 한결 수월해 졌어요. 

2) 온프레미스 그룹웨어

온프레미스(On-Premise) 방식은 기업 내부 서버에 직접 구축하는 형태로, 보안성이 뛰어나고 맞춤형 기능을 적용하기 용이합니다. 하지만 초기 구축 비용이 높고 유지보수가 필요하다는 단점이 있습니다. 대표적인 온프레미스 그룹웨어로는 전자결재 및 협업 솔루션을 제공하는 국내 기업형 그룹웨어가 있습니다.

보통 금융사는 높은 보안 요구 사항으로 인해 외부 클라우드 서비스를 이용하기 어렵죠? 존 시스템은 여러 부서에서 개별적으로 운영되어 정보 공유가 어려웠습니다. 친구가 다니는 금융사는 온프레미스 그룹웨어를 도입해서 모든 부서의 시스템을 통합한 후, 정보접근 권한을 부여하면서도 보안성을 유지할 수 있었다고 해요. 데이터 유출 위험이 줄었고, 업무 처리 속도가 향상되었다네요.

3) 하이브리드 그룹웨어

하이브리드 그룹웨어는 클라우드와 온프레미스를 결합한 형태로, 보안성과 유연성을 동시에 확보할 수 있습니다. 민감한 데이터는 온프레미스에서 관리하고, 일반 협업 도구는 클라우드에서 사용하는 방식입니다.

글로벌 기업의 경우 해외 지사와 본사 간의 데이터 공유가 필수였지만, 기밀 문서는 보안 문제로 인해 외부 클라우드 사용이 제한되었습니다. 하이브리드 그룹웨어를 도입하여 일반 문서는 클라우드에서 관리하고, 기밀 문서는 온프레미스에서 보호하는 방식으로 운영되었습니다. 이로 인해 보안성과 효율성을 모두 확보할 수 있었답니다. 

 

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3. 그룹웨어 도입 시 고려해야 할 요소

그룹웨어를 도입하기 전, 기업의 필요에 맞는 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다. 고려해야 할 주요 요소는 다음과 같습니다.

• 보안성: 내부 데이터 보호를 위해 보안 프로토콜이 강력한 솔루션 선택
• 확장성: 향후 기업 성장에 따라 유연하게 확장할 수 있는지
• 사용 편의성: 직원들이 쉽게 활용할 수 있는 직관적인 인터페이스 제공
• 가격 및 유지보수 비용: 예산 내에서 최적의 비용 대비 성능을 고려
• 타 시스템과의 연동성: 기존 ERP, CRM 등과 연동 가능 여부

대부분의 기업이 그룹웨어 도입을 고려했지만, 보안성 문제와 비용 부담 때문에 결정을 내리지 못하고 있죠?

도입 전 주요 요소를 면밀히 분석하고, 비용 대비 성능을 고려한 후 적절한 솔루션을 선택한다면 생각보다 저렴한 비용으로 업무 생산성을 높일 수 있습니다. 결과적으로 비용을 절감하면서도 최적의 기능을 확보할 수 있느거죠. 

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4. 그룹웨어 및 비교 분석

1) 국산 그룹웨어 추천

• 더존 스마트워크: ERP 연동이 강점이며, 국내 중소기업에 적합
• 한글과컴퓨터 하이웍스: 사용자 친화적인 UI와 강력한 보안성 제공
• 영림원 K-System: 대기업 및 공공기관에 적합한 맞춤형 솔루션 제공

2) 글로벌 그룹웨어 추천

• 구글 워크스페이스(Google Workspace): Gmail, 드라이브, 미트(Meet) 등의 강력한 협업 도구 제공
• 마이크로소프트 365(Microsoft 365): 오피스(Word, Excel, Teams)와 강력한 연동 기능 제공
• 슬랙(Slack): 실시간 커뮤니케이션 및 프로젝트 협업 도구로 적합

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5. 비즈니스에 적합한 그룹웨어 선택 가이드

기업 규모와 업종에 따라 적합한 그룹웨어 선택이 중요합니다.

• 스타트업 및 중소기업: 초기 비용이 낮고 빠른 도입이 가능한 클라우드 그룹웨어 추천
• 중견기업: 보안성과 확장성이 고려된 하이브리드 그룹웨어 추천
• 대기업 및 공공기관: 맞춤형 설정이 가능하고 보안성이 뛰어난 온프레미스 그룹웨어 추천

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6. 결론

그룹웨어는 기업의 효율적인 협업과 생산성을 높이는 필수 도구입니다. 클라우드, 온프레미스, 하이브리드 방식 중 기업의 요구 사항에 맞는 솔루션을 선택하는 것이 중요해요. 기업 환경에 맞는 적합한 그룹웨어를 선택하면 비용 부담은 줄이고 보안성, 확장성, 비용 등을 고려하여 최적의 그룹웨어를 도입할 수 있습니다.

7. 자주 묻는 질문(FAQ)

Q1. 그룹웨어와 일반 협업 도구의 차이점은 무엇인가요?
A1. 그룹웨어는 일정 관리, 문서 공유, 전자결재 등 조직 전체의 협업을 지원하는 반면, 일반 협업 도구는 특정 기능(예: 메신저, 화상회의)에 초점을 맞춘 경우가 많습니다.

Q2. 무료 그룹웨어도 있을까요?
A2. 일부 그룹웨어는 기본 기능을 무료로 제공하지만, 기업용으로는 기능이 제한적일 수 있습니다. 대표적으로 구글 워크스페이스의 무료 플랜이 있습니다.

Q3. 그룹웨어 도입 시 평균적인 비용은 얼마인가요?
A3. 클라우드 기반 그룹웨어는 사용자당 월 수천 원~수만 원 수준이며, 온프레미스 방식은 수백만 원 이상의 초기 구축 비용이 발생할 수 있습니다.

Q4. 그룹웨어 도입 후 직원들의 활용도를 높이는 방법은?
A4. 정기적인 교육과 가이드를 제공하고, 관리자 역할을 부여하여 적극적인 사용을 유도하는 것이 중요합니다.

Q5. 그룹웨어 도입 시 보안 문제를 어떻게 해결할 수 있을까요?
A5. 데이터 암호화, 접근 권한 관리, 이중 인증 등의 보안 기능이 포함된 솔루션을 선택하는 것이 중요합니

 

 

 

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